Porque investir em cloud computing para o seu escritório de contabilidade

Não é de hoje a necessidade do contador de se manter antenado às novidades do mercado. Como em tantos outros setores, a contabilidade busca constantemente a inovação para que, cada vez mais, o escritório contábil consiga crescer, prosperar e conquistar os objetivos que almeja.

Diante dessa busca, surgiu mais uma tendência que auxiliará o contador e que merece muita atenção: cloud computing na contabilidade. Cloud computing, ou computação em nuvem, é a tecnologia que possibilita o armazenamento de dados e arquivos em um servidor online, proporcionando assim acesso aos arquivos, programas e dados em qualquer lugar que você esteja.

A tecnologia já existe há alguns anos, entretanto, muitas empresas ainda tem dúvidas sobre a adoção desse modelo. Tudo indica que esse cenário está prestes a mudar: um estudo desenvolvido pela Gartner mostrou que, em 2017, os investimentos de empresas brasileiras em cloud computing deve chegar em US$ 4,5 bilhões.

Até em 2020 o investimento em cloud computing deve chegar em US$ 20 bilhões.

Por que utilizar cloud computing?

Com uma rotina muito atribulada, os escritórios contábeis muitas vezes acabam não utilizando de todo o seu potencial em termos de produtividade, o que acaba afetando o rendimento da empresa. Investir no cloud computing na contabilidade possibilita a melhoria de todo o setor, desenvolvendo a fundo a produtividade de toda a equipe.

Confira a seguir alguns motivos do porquê você deveria usar da tecnologia de computação em nuvem no seu escritório contábil:

1. Computação em nuvem permite acesso às informações a qualquer momento

Esse é o ponto chave do uso da tecnologia em nuvem. Necessitando apenas de uma conexão de Internet (seja em um computador ou por mobile), você consegue acessar todos os seus arquivos, dados, documentos e plataformas em qualquer lugar, sem precisar utilizar de nenhum tipo de servidor físicos.

2. Otimização dos serviços com cloud computing na contabilidade

Com todos os arquivos e documentos em uma nuvem, toda a equipe tem acesso, podendo alterar e fazer observações. Proporcionando uma maior comodidade e facilidade no meio corporativo, a computação em nuvem acaba otimizando todo o processo e comunicação interna no seu escritório contábil.

3. Integração da comunicação com computação em nuvem

Utilizando de um acesso totalmente online, a comunicação entre a equipe é desenvolvida com mais facilidade, sem precisar de milhares trocas de emails e reuniões semanais. No mercado, é possível encontrar software em nuvens que tem como foco a integração da comunicação corporativa, como o Slack, por exemplo.

4. Computação em nuvem promove redução de custos

Cada vez mais as empresas estão entendendo a funcionalidade do cloud computing e se rendendo a essa nova tecnologia. Por ser completamente online e sem a necessidade de utilizar servidores físicos, a computação em nuvem é forte aliada na redução de custos nas empresas, diminuindo gastos com máquinas e equipamentos.

5. Cloud computing na contabilidade é uma saída sustentável

Atualmente, se tornou importante para as empresas se posicionarem em assuntos de caráter social, como a sustentabilidade, que ganha cada vez mais destaque nas discussões ao redor do mundo. O uso da computação em nuvem na contabilidade auxilia na tarefa de se tornar uma empresa mais sustentável, por poupar energia e dispensar máquinas e servidores.

Mitos e verdades sobre a computação em nuvem

Por falta de informação sobre o assunto, alguns mitos sobre cloud computing são propagados e muitas pessoas deixam de utilizar por não conhecer direito a tecnologia. Para facilitar o entendimento sobre o tema, confira mitos e verdades sobre a computação em nuvem:

1 Computação em nuvem não é segura

Esse é um dos grandes motivos de que muitos escritórios de contabilidade deixam de utilizar da computação em nuvem. Entretanto, não poderiam estar mais enganados. A computação em nuvem é altamente segura, utilizando de criptografia de dados para impossibilitar o acesso de terceiros aos dados restritos da sua empresa.

2 Apenas empresa grandes utilizam da computação em nuvem

Muito pelo contrário. Um dos benefícios do cloud computing é a não utilização de grandes servidores de TI e o seu baixo custo de aquisição e manutenção, o que se torna um facilitador para que as pequenas e médias empresas possam usar dessa tecnologia.

3 Computação em nuvem facilita a gestão

Sim, e muito. O uso da nuvem é maneira mais fácil de integrar todo o time da sua empresa e seus clientes (caso necessário) em apenas um lugar. Assim, caso durante uma viagem você precise acessar todos os dados e arquivos, eles estarão disponíveis em sua cloud.

4 Reduz a complexidade da sua empresa

Milhares de papéis, servidores, arquivos e dados são difíceis de armazenar, por demandar de um espaço, organização e tempo. Na computação em nuvem você pode, em apenas um lugar, armazenar todos os seus arquivos e organizá-los, o que reduzirá o uso de espaço físico dentro da sua empresa e a dificuldade de achar um arquivo específico.

Está mais do que claro que a computação em nuvem surgiu para facilitar a vida dos escritórios contábeis e que é uma tecnologia que veio para ficar. Mas, além do armazenamento, o cloud computing disponibiliza outras funções que auxiliam na gestão diária, como o CRM (Customer Relationship Management), gestão financeira, gestão de estoques, faturamento, controle de contratos, e até mesmo sistemas ERP completos (Enterprise Resource Planning) em nuvem.

ERP é um sistema de informação que integra todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão, etc). (fonte: Wikipedia)

Um exemplo de ERP para pequenas empresas em nuvem é o Omie que é um sistema que possui um método exclusivo que ajuda os empreendedores a administrar suas tarefas do dia a dia seguindo os princípios do Kanban. O ERP Omie se integra aos sistemas de processamento do escritório de contabilidade agregando segurança, agilidade e produtividade às empresas.

Em administração da produção, Kanban é um cartão de sinalização que controla os fluxos de produção ou transportes em uma indústria. O cartão pode ser trocado por outro sistema de sinalização, como luzes, caixas vazias e até locais vazios demarcados.Na década de 1960 a empresa Toyota criou o chamado sistema Kanban que se trata de um sistema de abastecimento e controle de estoques. Ainda hoje o sistema é utilizado frequentemente por diversas empresas. (fonte: Wikipedia)

O Contador 2.0 já sabe: inovar é necessário. Por isso, o uso do cloud computing na contabilidade é fundamental atualmente para aprimorar suas tarefas diárias e aumentar a produtividade de todo o seu time contábil.