Uma proposta para simplificar o Sped

A Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP) solicitou ontem, por meio de ofício encaminhado ao ministro Guilherme Afif Domingos, da Secretaria da Micro e Pequena Empresa, a criação de uma versão simplificada do eSocial – sistema que vai unificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias –, adequada à realidade das micro e pequenas empresas. Na avaliação da entidade, o segmento terá dificuldades para se adaptar à complexidade do sistema, sobretudo pela quantidade de dados exigidos e obrigatoriedade de imediato envio de informações trabalhistas.

Ainda é incerto o início de operação do eSocial. A previsão da Receita Federal era abril. Mas pouco depois, a Caixa Econômica Federal fixou o mês de julho para as empresas tributadas pelo lucro real. Outra dúvida está relacionada ao mês de competência a partir do qual os dados exigidos devem estar em conformidade com as novas regras. Apesar das muitas incertezas que cercam o módulo mais ambicioso do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), recomenda-se que as empresas se preparem o quanto antes para evitar problemas, o que inclui autuação e pagamento de multas. De acordo com especialistas, uma das certezas a respeito do projeto é que a adaptação das empresas vai exigir investimentos em capacitação profissional e software.

“Estamos vivendo um imbróglio jurídico. No momento, o ideal é melhorar os processos de controle das informações que vão estar no eSocial”, recomenda o diretor da Decision IT e membro do grupo de trabalho do Sped com empresas piloto, Mauro Negruni. Atualmente, 40 empresas de todo o Brasil usam o sistema de forma experimental. Sobre a confusão jurídica, Mauro Negruni se refere às normas editadas pela Receita Federal e Caixa Econômica Federal que trazem prazos distintos sobre o início de operação do projeto. A primeira estabelecia que eventos como demissão e admissão de empregados ocorridos a partir de janeiro deste ano deverão entrar no sistema. No final do ano passado, entretanto, Caixa editou a Circular 642, marcando para o mês de julho as novas regras e ainda restringe a obrigação para as empresas do lucro real.

Diante das incongruências dos órgãos envolvidos no projeto, há quem diga que o mais prudente é promover uma revisão dos processos internos das empresas com checagem de dados gerados a partir de janeiro. Ou seja, fazer um diagnóstico voltado para o projeto para detectar onde estão as falhas, como fazer para solucioná-las e verificar onde será preciso investir. Como se vê, há muito trabalho pela frente. É gigantesca a quantidade de dados e detalhes exigidos sobre os trabalhadores, como atestados médicos, de saúde ocupacional e até controles sobre itens de proteção usados pelos colaboradores. A partir do eSocial, os prazos deverão ser seguidos a risca. É o caso do pagamento das férias, por exemplo. Legalmente, precisa ser feito com dois dias de antecedência da data de saída do funcionário. Mas é comum as empresas ignorarem a regra, efetuando o depósito junto com o pagamento do salário. Com a necessidade de fazer o comunicado eletronicamente e a comunicação tem de estar conectada à operação de fato, quem não seguir a norma legal estará sujeito à multa.

“A empresa pode ter o melhor software do mercado. Sem uma modificação da cultura permissiva em que prazos e datas não são respeitados nada adiantará”, alerta Negruni. Só para dar uma ideia, o layout provisório do eSocial possui mais de 40 tipos de arquivos XML e nada menos do que 2,5 mil linhas de registro. Tudo para acomodar informações detalhadas sobre os empregados que até então não eram solicitadas com tantos detalhes pelo poder público. Com o sistema, a expectativa é que sejam extintas dez obrigações acessórias no futuro.

Para o professor e palestrante Roberto Dias Duarte, há um limbo normativo com relação ao projeto. “Hoje, o eSocial tem um manual incompleto, é um sistema que ainda não foi testado, com um cronograma definido por meio de uma Circular da Caixa Econômica, cuja competência é restrita ao FGTS”, afirma. Na opinião do especialista, a implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que também faz parte do Sped, ao contrário, foi muito bem planejada e preparada. “Quando a NF-e se tornou obrigatória mesmo, o sistema já estava testado e documentado. O cronograma de "massificação" se estendeu até 2012. Somente sete anos após a instituição da NF-e no Brasil é que tivemos todo o setor industrial e atacadista, que inclui cerca de 1 milhão de empresas, emitindo esse documento eletrônico obrigatoriamente”, lembra. Quanto ao sistema que vai unificar as informações trabalhistas, haverá um ano de prazo para teste de um programa que será usado por 7,2 milhões de empregadores na condição de pessoa física e 6 milhões de empresas.

A tributarista Cintia Ladoani Bertolo, do escritório Bergamini Collucci, chama a atenção para o uso de sistemas diferentes nos vários departamentos das empresas, o que é muito comum. Será preciso adequá-los para evitar problemas no cruzamento das informações que, com o eSocial, será aperfeiçoado pelo fisco. Ela explica, por exemplo, que muitas empresas usam um sistema híbrido para fazer o recolhimento da contribuição previdenciária baseado na folha de pagamento e na receita bruta. O problema é quando as áreas de recursos humanos e financeira utilizam sistemas que não conversam entre si, o que pode gerar informações divergentes. Com o eSocial, a informação será transmitida junto com a folha de pagamento. Em outras palavras, o envio de dados divergentes acenderá a luz amarela do fisco e a empresa corre o risco de ser autuada.

Há duas semanas, o link disponível na página virtual de todos os órgãos envolvidos com o projeto – Receita Federal, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal – para que empregadores corrijam problemas cadastrais dos trabalhadores saiu do ar, sem previsão de volta. Esse é o primeiro passo para o funcionamento efetivo do sistema. Procurada pela reportagem para comentar a indisponibilidade do link, a Receita Federal não se pronunciou.